Postée il y a 7 jours
Sous l’autorité hiérarchique du responsable de l’entité (service, département d’enseignement et recherche ou laboratoire), la technicienne ou le technicien en gestion administrative assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, technique et logistique au sein de l’entité auprès de laquelle il ou elle est affecté·e et ce, dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes (personnels et, le cas échéant, apprenants) et externes (usagers)
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Elaborer et rédiger des documents administratifs
Concevoir et diffuser de l'information en interne et en externe (internet, intranet)
Participer aux activités transverses du service, du département d’enseignement et de recherche ou des laboratoires ou, plus généralement, de l’ENS Paris-Saclay
Spécificités en laboratoire :
Gérer les contrats de recherche et subventionnés
Gérer les crédits de recherche et de l’entité
Préparer et présenter le budget
Spécificité en département d’enseignement et de recherche :
Suivre et saisir les notes des étudiants ou élèves normaliens
Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants
Suivre les crédits du département
Spécificités service concours :
Encadrer des vacataires
Connaissances :
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
Droit des examens et concours
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d’élaboration de documents
Culture internet
Techniques de communication
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Mettre en œuvre une démarche qualité
Compétences comportementales :
Sens de l’organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Diplôme : baccalauréat
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
Conditions de recrutement :
Être bénéficiaire de l’obligation d’emploi (consultez la liste des bénéficiaires sur le site du Ministère)
Ne pas être fonctionnaire
Remplir les conditions d’aptitude physique exigées par l’exercice de la fonction. La compatibilité du handicap avec les fonctions postulées et l’aptitude physique aux fonctions seront vérifiées par un médecin agrée compétent en matière de handicap
Remplir les conditions générales de la fonction publique : posséder la nationalité française ou celle d’un Etat membre de l’Union européenne ou d’un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace économique européen, jouir de ses droits civiques, n’avoir aucune mention portée au bulletin n°2 du casier judiciaire qui soit incompatible avec l’exercice des fonctions
Etre titulaire d’un diplôme de niveau IV (Baccalauréat)
Poste à pourvoir pour une durée d’un (1) an (CDD dans le cadre du Décret 95-979 du 25 août 1995 modifié) avant titularisation éventuelle.
Avantages :
57 jours de congés pour 39h d’activités hebdomadaires
Indemnité de 15€ mensuel pour la mutuelle
Régime indemnitaire sur la base de l’entretien professionnel annuel
Remboursement de 75% du Passe Navigo
Participation de l’employeur pour déjeuner au CROUS
Parcours d’intégration et accompagnement individuel aux concours ITRF
Accompagnement pour trouver un logement social
Accès au LUMEN, Learning center (livres, revues et articles, imprimés ou numériques)
Accès à la Scène de Recherche et aux représentations organisées par celle-ci (gratuit ou 10 € selon les représentations)
Plus de 50 activités sportives proposées en lien avec l’Université Paris-Saclay
La mission de l’ENS Paris-Saclay est de former, sur la base d'un recrutement sélectif, les élèves et les (les normalien.nes) aux métiers de l’enseignement supérieur et de la recherche et plus largement à tous les métiers exigeant une expertise scientifique élevée ainsi qu'à la haute fonction publique.
Cette mission conduit l'ENS à s'appuyer sur une activité de recherche de pointe couplée à une formation de très haut niveau dès les premières années à l'École, en master puis en doctorat.
La recherche à l’ENS Paris-Saclay occupe une place centrale. Sa singularité est de lier la recherche fondamentale aux applications avec une dimension expérimentale forte.
Vous pouvez continuer à découvrir l’ENS Paris-Saclay sur le site :
Service, département ou laboratoire de l’ENS Paris-Saclay.